4mindplus.pl

Polityka prywatności

Jakie dane przetwarzamy, w jakim celu, komu je przekazujemy, jak długo je przechowujemy i jakie masz prawa.

§ 1. Administrator danych

  1. Administratorem danych osobowych jest 4MIND+ Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Poznaniu, NIP 7811912862, KRS 0000568368 (dalej: Administrator).
  2. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można pisać na adres kalkulatory@4mindplus.pl.
  3. Zasada, którą się kierujemy: nie zapisujemy danych, których nie potrzebujemy. Pliki wgrywane do narzędzi nie są przechowywane na serwerze.

§ 2. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie

  1. Odwiedziny serwisu (logi techniczne). Serwer rejestruje adres IP, datę i godzinę, adres odwiedzanej strony, kod odpowiedzi i informację o przeglądarce. Cel: działanie, utrzymanie i zabezpieczenie serwisu (np. wykrywanie ataków). Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: do 30 dni.
  2. Statystyki odwiedzin (Google Analytics). Wyłącznie po wyrażeniu zgody w banerze cookies. Dane: identyfikatory zapisane w ciasteczkach, odwiedzane strony, rodzaj urządzenia i przeglądarki, przybliżona lokalizacja; adres IP jest anonimizowany. Cel: analiza ruchu i rozwój serwisu. Podstawa: zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), którą można w każdej chwili wycofać w „Ustawieniach cookies” w menu — bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem. Okres: do 14 miesięcy.
  3. Konto. Adres e-mail, notatka Administratora (np. nazwa biura), status konta, narzędzia, do których konto ma dostęp, limity i historia ich zmian, data utworzenia i ostatniego logowania. Cel: prowadzenie konta, logowanie i świadczenie usługi w uzgodnionym zakresie. Podstawa: wykonanie umowy o świadczenie usługi (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Okres: do usunięcia konta — kont nieaktywnych nie usuwamy automatycznie.
  4. Dziennik aktywności. Logowania (udane i nieudane), wylogowania, użycie narzędzi i jego skutek oraz działania Administratora w panelu. Dziennik nie zawiera adresu e-mail, nazw plików, nazw firm, NIP-ów ani treści dokumentów; adres IP zapisujemy wyłącznie jako skrót kryptograficzny, z którego nie da się odczytać adresu. Cel: historia dla użytkownika (strona „Moje konto”), rozliczanie limitów, bezpieczeństwo i wykrywanie nadużyć. Podstawa: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) i prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: 12 miesięcy, potem wpisy są usuwane automatycznie.
  5. Pliki wgrywane do narzędzi. Kalkulatory, analizatory faktur i narzędzia „Znaczniki JPK_KR_PD” oraz „Zestawienia JPK_KR_PD” przetwarzają dane z formularzy i plików wyłącznie po to, żeby przygotować wynik, o który prosi użytkownik. Pliki i wyniki nie są zapisywane na serwerze — szczegóły w § 6 regulaminu. Podstawa: wykonanie usługi na żądanie użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  6. Dane osób trzecich w plikach. Faktury i plany kont mogą zawierać dane osobowe kontrahentów i klientów użytkownika. Ich administratorem jest użytkownik albo podmiot, w imieniu którego działa — to on decyduje o wgraniu pliku. Administrator serwisu przetwarza te dane wyłącznie w celu przygotowania wyniku i w sposób opisany w regulaminie.
  7. Korespondencja e-mail. Jeśli do nas napiszesz, przetwarzamy Twój adres e-mail i treść wiadomości, żeby odpowiedzieć. Podstawa: prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Okres: do zakończenia sprawy, a następnie do 3 lat na wypadek roszczeń.

§ 3. Odbiorcy danych

  1. Dane przetwarzają w imieniu Administratora dostawcy usług technicznych:
    • Google Cloud (Google Cloud EMEA Ltd.) — serwery i baza danych serwisu (konta, dziennik), region europe-west1 (Belgia);
    • Google Cloud Identity Platform — usługa logowania: przetwarza adres e-mail konta, jego identyfikator i czasy logowania (bez hasła, imienia ani numeru telefonu);
    • Google Ireland Ltd. — Google Analytics, tylko po wyrażeniu zgody;
    • LH.pl sp. z o.o. — obsługa poczty e-mail, w tym wysyłka linków do logowania.
  2. Analizatory faktur przekazują wgrany plik do Google Gemini API z użyciem klucza API użytkownika. Google przetwarza ten plik na podstawie umowy łączącej użytkownika z Google (warunki Gemini API), a nie umowy z Administratorem. Przy bezpłatnym planie Gemini API Google może wykorzystywać przesyłane treści do ulepszania swoich usług.
  3. Administrator nie sprzedaje danych i nie udostępnia ich w celach marketingowych.

§ 4. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

  1. Baza danych i serwery serwisu działają w Unii Europejskiej (Belgia). Usługa logowania Google Identity Platform jest usługą globalną, a Google może przetwarzać dane także poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Podstawą jest certyfikacja Google LLC w programie EU-US Data Privacy Framework oraz standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską.

§ 5. Pamięć przeglądarki i ciasteczka

  1. Serwis zapisuje w przeglądarce informacje niezbędne do działania (ciasteczko sesji po zalogowaniu, decyzję w sprawie cookies), a ciasteczka Google Analytics — tylko za zgodą. Pełna lista: informacja o cookies.

§ 6. Twoje prawa

  1. Masz prawo:
    • dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
    • sprostowania danych;
    • usunięcia danych;
    • ograniczenia przetwarzania;
    • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie;
    • przenoszenia danych;
    • wycofania zgody w dowolnym momencie (dotyczy Google Analytics).
  2. Historię swojej aktywności, narzędzia i limity widzisz na stronie „Moje konto”. Żeby skorzystać z praw (np. otrzymać kopię danych albo usunąć konto), napisz na kalkulatory@4mindplus.pl. Odpowiadamy w ciągu miesiąca.
  3. Po usunięciu konta znikają od razu: konto logowania, adres e-mail, uprawnienia i historia limitów. Wpisy dziennika zostają do automatycznego usunięcia (najwyżej 12 miesięcy) z identyfikatorem, który nie jest już powiązany z żadnym adresem. Z kopii zapasowych bazy dane znikają najpóźniej po 7 dniach.
  4. Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uważasz, że przetwarzamy dane niezgodnie z prawem.

§ 7. Postanowienia końcowe

  1. Podanie danych jest dobrowolne. Bez adresu e-mail nie można założyć konta ani się zalogować; bez logów technicznych serwis nie może działać; bez zgody na Google Analytics serwis działa w pełni.
  2. Nie podejmujemy decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu i nie profilujemy użytkowników.
  3. Polityka prywatności w wersji 1.2 obowiązuje od 17 października 2026 r.